Traitez d’abord les mails récents au retour de vacances!

Quand vous revenez de vacances ou d’absence et que vous êtes devant une pile de mails, traitez les mails les plus récents en premier.

Je réalise régulièrement que cette façon de procéder ne va pas forcément de soi. C’est vrai qu’on a tendance à penser chronologiquement, ou bien commencer par le début, et donc se dire qu’on va faire les choses dans l’ordre.

Mais la réalité c’est que le mail d’il y a trois semaines a bien des chances d’être caduque, surtout s’il était un peu urgent. Les urgences d’il y a trois semaines ne sont plus des urgences, par contre les urgences d’aujourd’hui le sont encore. Il vaut donc mieux commencer par elles.

Ce mail d’il y a trois semaines a peut-être aussi été suivi par un mail il y a une semaine qui dit “laisse tomber, j’ai trouvé une solution”. Ne vaut-il donc pas la peine de voir ce mail-là en premier?

A plus forte raison si vous êtes en copie d’une “discussion mail” à plusieurs, il vaut mieux voir l’état de la discussion aujourd’hui (qui est peut-être close) plutôt que de répondre d’abord au premier mail, puis au deuxième, etc. — pour ensuite découvrir que nos réponses sont inutiles parce que la situation a évolué entre-temps.

Il arrive aussi que l’on ait tellement de mails qu’on n’arrive pas à tout rattraper. Dans la plupart des cas de figure, ce n’est pas un désastre, pour autant que l’on traite d’abord les mails récents! Si un mail envoyé reste sans réponse et était important, la personne va se manifester à nouveau et donc se retrouver en haut de votre boîte de réception, et son mail sera traité.

Il vaut aussi la peine, avant de passer beaucoup de temps sur une ancienne demande, de vérifier avec l’expéditeur si celle-ci est toujours d’actualité.

Bonne reprise!

Originally published at Climb to the Stars.

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Anglo-Swiss. Digital communications and strategy. Lausanne. Feline Diabetes. Other random stuff.

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Stephanie Booth

Anglo-Swiss. Digital communications and strategy. Lausanne. Feline Diabetes. Other random stuff.